Protocole d’entrée en Ehpad : le guide complet 2026

Face à la perte d'autonomie d'un proche âgé, l'entrée en Établissement d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) représente souvent une étape délicate mais nécessaire. Pour vous accompagner dans cette transition, nous avons élaboré ce guide complet du protocole d'admission en EHPAD pour 2026, intégrant les dernières évolutions réglementaires et numériques.

Les étapes préalables à l'admission en EHPAD

Évaluer le niveau de dépendance

Avant d'entamer les démarches d'admission, il est essentiel d'évaluer précisément le niveau de dépendance de votre proche. Cette évaluation est réalisée à l'aide de la grille AGGIR (Autonomie Gérontologie Groupes Iso-Ressources), qui classe les personnes âgées de GIR 1 (dépendance totale) à GIR 6 (autonomie complète).

Les EHPAD accueillent généralement les personnes classées de GIR 1 à 4. Cette évaluation peut être effectuée par :

• Le médecin traitant
• Une équipe médico-sociale du conseil départemental
• Un professionnel de santé à domicile

Le niveau de GIR déterminera non seulement l'éligibilité à l'entrée en EHPAD, mais aussi les aides financières comme l'Allocation Personnalisée d'Autonomie (APA).

Pour mieux comprendre les niveaux de dépendance, consultez notre guide sur la signification des GIR.

Choisir les établissements adaptés

Le choix d'un EHPAD doit tenir compte de plusieurs critères :

• Localisation géographique : proximité avec la famille et l'environnement habituel
• Type d'établissement : public, privé associatif ou privé commercial
• Niveau de médicalisation : présence d'unités spécialisées (Alzheimer, Parkinson...)
• Services proposés : animations, restauration, espaces extérieurs
• Tarifs : hébergement, dépendance et soins
• Habilitation à l'aide sociale : pour les personnes aux ressources limitées

En 2026, il est recommandé de visiter plusieurs établissements avant de faire votre choix. Ces visites permettent d'évaluer l'ambiance générale, la qualité des infrastructures et l'approche des équipes soignantes.

Pour vous aider dans cette démarche, consultez notre guide sur comment visiter efficacement une maison de retraite.

Le dossier d'admission : procédure simplifiée en 2026

Le dossier unique national dématérialisé

Depuis 2012, un dossier unique national d'admission (Cerfa n°14732*03) a été mis en place pour simplifier les démarches. En 2026, ce dossier est désormais principalement géré via la plateforme numérique ViaTrajectoire, qui s'est considérablement modernisée.

ViaTrajectoire est un service public gratuit et sécurisé qui permet de :

• Rechercher des établissements selon vos critères
• Constituer un dossier d'admission unique
• L'envoyer simultanément à plusieurs EHPAD
• Suivre l'état d'avancement des demandes en temps réel

Pour tout savoir sur les démarches d'admission, consultez notre article complet sur l'admission en EHPAD.

Constitution du dossier administratif

Le volet administratif du dossier comprend :

• Informations personnelles : état civil, situation familiale, coordonnées
• Situation financière : ressources, patrimoine, aides perçues
• Personne de confiance : coordonnées du référent familial
• Protection juridique : tutelle, curatelle ou habilitation familiale le cas échéant

Documents à joindre en 2026 :

• Photocopie de la carte d'identité ou du passeport
• Livret de famille
• Carte vitale et attestation de sécurité sociale
• Justificatifs de ressources (pensions, retraites)
• Dernier avis d'imposition
• Relevé d'identité bancaire
• Notification d'APA (si déjà bénéficiaire)
• Attestation de mutuelle

Constitution du dossier médical

Le volet médical, à faire remplir par le médecin traitant, comprend :

• Antécédents médicaux et chirurgicaux
• Pathologies actuelles et traitements en cours
• Évaluation de l'autonomie selon la grille AGGIR
• Besoins spécifiques en soins et accompagnement

Ce volet médical est transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l'EHPAD qui évaluera si l'établissement peut répondre aux besoins de la personne.

Nouveauté 2026 : Le Dossier Unique d'Admission (DUA)

La grande nouveauté de 2026 est la généralisation du Dossier Unique d'Admission (DUA) via ViaTrajectoire. Ce dispositif permet :

• Une pré-alimentation des données administratives
• Une transmission simplifiée aux établissements
• Un suivi centralisé des demandes
• Une réduction significative des délais de traitement

Un service d'assistance téléphonique national a également été mis en place au 0801 110 110 (service et appel gratuits) pour accompagner les usagers dans leurs démarches.

Le processus d'admission en 2026

Envoi du dossier et mise sur liste d'attente

Une fois le dossier complet, vous pouvez l'envoyer via ViaTrajectoire aux établissements sélectionnés. En 2026, la plateforme permet également de prendre directement rendez-vous pour une visite préalable grâce à une intégration avec les services de prise de rendez-vous en ligne.

Les délais d'attente varient considérablement selon :

• La localisation géographique (zones urbaines plus demandées)
• Le type d'établissement
• Le niveau de dépendance
• L'urgence de la situation

Il est recommandé de déposer plusieurs dossiers pour augmenter vos chances d'obtenir une place rapidement.

La visite de pré-admission

Lorsqu'une place se libère, l'établissement vous contacte pour organiser une visite de pré-admission. Cette rencontre est cruciale et réunit généralement :

• La personne âgée concernée
• Un ou plusieurs membres de la famille
• Le directeur de l'établissement
• Le médecin coordonnateur
• Un membre de l'équipe soignante

Cette visite permet d'évaluer l'adéquation entre les besoins de la personne et les services proposés par l'EHPAD. C'est aussi l'occasion de poser toutes vos questions sur l'organisation quotidienne, les soins, les activités et les tarifs.

La signature du contrat de séjour

Si la visite de pré-admission est concluante, l'établissement vous proposera de signer un contrat de séjour. Ce document légal définit :

• Les conditions d'admission et de séjour
• Les prestations proposées et leurs tarifs
• Les droits et obligations de chaque partie
• Les conditions de résiliation du contrat

En 2026, le contrat de séjour inclut également des dispositions sur :

• Le respect des libertés individuelles
• Le droit au maintien des liens familiaux
• La personnalisation de l'accompagnement
• L'accès aux technologies numériques

Un délai de rétractation de 15 jours est prévu après la signature du contrat.

L'entrée effective en EHPAD

L'entrée en EHPAD est soigneusement préparée pour faciliter l'adaptation de la personne âgée :

1. État des lieux de la chambre
2. Inventaire des effets personnels
3. Élaboration d'un projet d'accompagnement personnalisé
4. Présentation de l'équipe et des autres résidents
5. Familiarisation avec les lieux et les activités

Les premiers jours sont particulièrement importants pour l'adaptation. L'équipe soignante sera particulièrement attentive au bien-être physique et psychologique du nouveau résident.

Les aides financières disponibles en 2026

Le coût d'un séjour en EHPAD peut être élevé. Heureusement, plusieurs aides financières existent :

L'Allocation Personnalisée d'Autonomie (APA)

L'APA en établissement aide à couvrir le tarif dépendance. Son montant varie selon le niveau de GIR et les ressources du bénéficiaire. En 2026, les plafonds ont été revalorisés pour mieux soutenir les personnes âgées dépendantes.

Pour tout savoir sur cette aide essentielle, consultez notre guide complet sur l'APA en EHPAD.

L'Aide Sociale à l'Hébergement (ASH)

L'ASH peut prendre en charge une partie des frais d'hébergement pour les personnes aux ressources insuffisantes. Elle est soumise à des conditions de ressources et peut donner lieu à une récupération sur succession.

Découvrez les modalités de cette aide dans notre guide sur l'ASH en EHPAD.

Les aides au logement (APL ou ALS)

Ces aides peuvent contribuer à réduire le coût de l'hébergement si l'établissement est conventionné.

Pour comprendre les conditions d'éligibilité et les démarches à effectuer, consultez notre article détaillé sur l'APL en EHPAD.

Réductions fiscales

Une réduction d'impôt de 25% des frais d'hébergement et de dépendance est possible, dans la limite d'un plafond annuel.

Les procédures d'admission en urgence

Dans certaines situations (sortie d'hospitalisation, épuisement de l'aidant, aggravation brutale de l'état de santé), une admission en urgence peut être nécessaire.

Dispositif d'admission accélérée

En 2026, ViaTrajectoire intègre un module d'admission en urgence permettant de :

• Signaler le caractère urgent de la demande
• Identifier les établissements disposant de places immédiatement
• Simplifier les formalités administratives

Contacts utiles pour les situations d'urgence

• Le service social de l'hôpital
• Les services du conseil départemental
• La plateforme téléphonique ViaTrajectoire (0801 110 110)
• Les réseaux gérontologiques locaux

Préparer l'adaptation en EHPAD

L'entrée en EHPAD représente un changement majeur qui nécessite une préparation psychologique et pratique.

Conseils pour faciliter la transition

• Personnaliser la chambre avec des objets familiers
• Maintenir des contacts réguliers avec la famille
• Encourager la participation aux activités sociales
• Respecter le rythme d'adaptation de la personne
• Établir une communication régulière avec l'équipe soignante

Le projet d'accompagnement personnalisé

Dans les semaines suivant l'admission, l'équipe de l'EHPAD élaborera avec le résident et sa famille un projet d'accompagnement personnalisé qui définira :

• Les objectifs de soins et d'accompagnement
• Les activités adaptées aux goûts et capacités
• Les habitudes de vie à respecter
• Les souhaits spécifiques du résident

Ce projet est régulièrement réévalué pour s'adapter à l'évolution des besoins.

Conclusion

L'entrée en EHPAD est une étape importante qui nécessite préparation et accompagnement. Les évolutions de 2026, notamment la généralisation du Dossier Unique d'Admission via ViaTrajectoire, simplifient considérablement les démarches administratives.

L'essentiel est de prendre le temps de bien choisir l'établissement, de préparer soigneusement le dossier d'admission et d'accompagner votre proche tout au long de cette transition.

N'hésitez pas à solliciter l'aide des professionnels de Zenior pour vous guider dans ce parcours et trouver l'établissement qui correspondra le mieux aux besoins de votre proche.

Besoin d'aide pour l'admission en EHPAD de votre proche ?

Vous vous sentez dépassé par les démarches administratives ou la recherche d'un établissement adapté ? Les experts Zenior sont à votre disposition pour vous accompagner à chaque étape du processus d'admission.

Notre équipe vous propose :

• Une analyse personnalisée des besoins de votre proche
• Une sélection d'établissements correspondant à vos critères
• Un accompagnement dans la constitution du dossier d'admission
• Une aide pour l'obtention des aides financières
• Un suivi jusqu'à l'installation de votre proche

Faites votre diagnostic gratuit en 1 minute ou contactez directement un expert Zenior pour un accompagnement sur-mesure.