Check-list des documents à fournir pour l'entrée en Ehpad

L'entrée d'un proche en Ehpad représente une étape importante qui nécessite une préparation minutieuse, notamment sur le plan administratif. Entre les formulaires à remplir et les justificatifs à rassembler, il est facile de se sentir dépassé par la quantité de documents demandés. Pour vous aider à aborder cette transition avec sérénité, nous avons élaboré une check-list complète des documents à fournir pour l'admission en Ehpad.

Le dossier national unique d'admission : la base de toute demande

Depuis 2012, un dossier national unique a été mis en place pour simplifier les démarches d'admission en Ehpad. Ce document standardisé, utilisé par tous les établissements en France, constitue la première étape indispensable de votre démarche.

Le volet administratif

Cette partie du dossier doit être complétée par la personne âgée elle-même ou par un proche (famille, personne de confiance ou représentant légal). Elle comprend :

Les informations d'état civil et la situation familiale
Les coordonnées de la personne à contacter pour le suivi de la demande
Les précisions sur le contexte de la demande (motivation, date d'entrée souhaitée)
Les informations sur les aides financières envisagées

Le volet médical

Cette section confidentielle doit être remplie, datée et signée par le médecin traitant ou un autre médecin. Elle contient :

L'état de santé général du futur résident
Les traitements médicaux en cours
Les antécédents médicaux importants
L'évaluation de l'autonomie (grille AGGIR)
Les besoins en soins spécifiques

Ce volet médical doit être remis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l'Ehpad, garantissant ainsi le respect du secret médical.

Pour obtenir ce dossier, vous pouvez vous adresser directement à l'établissement visé, au Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de votre commune, ou le télécharger sur le site service-public.fr (formulaire Cerfa n°14732*03).

Documents d'identité et administratifs

Pour constituer un dossier complet, vous devrez rassembler plusieurs documents administratifs essentiels :

Pièce d'identité : photocopie de la carte nationale d'identité, du passeport ou du titre de séjour en cours de validité
Livret de famille ou extrait d'acte de naissance
Justificatif de domicile récent (facture d'électricité, de gaz, quittance de loyer...)
Dernier avis d'imposition ou de non-imposition : ce document est crucial pour évaluer les ressources et déterminer les aides financières possibles
Relevé d'identité bancaire (RIB) du futur résident
Attestation de responsabilité civile en cours de validité
Jugement de tutelle, curatelle ou sauvegarde de justice si la personne est sous protection juridique

Ces documents permettent d'établir l'identité du futur résident et sa situation administrative, éléments indispensables pour finaliser l'admission.

Documents relatifs à la santé et à la couverture sociale

La prise en charge médicale étant au cœur du fonctionnement d'un Ehpad, plusieurs documents liés à la santé sont nécessaires :

Carte Vitale et attestation de droits à l'assurance maladie
Carte de mutuelle et son attestation
Ordonnances en cours pour les traitements médicaux
Derniers comptes-rendus médicaux importants (hospitalisation, consultations spécialisées)
Résultats d'examens récents significatifs (analyses, radiographies, etc.)
Liste détaillée des traitements en cours
Coordonnées du médecin traitant et des spécialistes suivant la personne

Ces documents permettront à l'équipe soignante de l'établissement d'assurer une continuité dans les soins et d'adapter la prise en charge aux besoins spécifiques du résident.

Documents relatifs aux aides financières

Le coût d'un séjour en Ehpad étant conséquent, il est important de préparer les documents nécessaires pour solliciter les aides financières disponibles :

Notification de l'Allocation Personnalisée d'Autonomie (APA) si déjà attribuée
Notification d'aide au logement (APL ou ALS) si applicable
Notification de l'Aide Sociale à l'Hébergement (ASH) si déjà accordée
Justificatifs des pensions de retraite (principale et complémentaires)
Relevés bancaires des comptes d'épargne
Justificatifs des revenus fonciers éventuels

Pour les personnes souhaitant bénéficier de l'APL en Ehpad, des documents spécifiques seront également nécessaires :

Attestation de l'établissement confirmant son conventionnement APL
Attestation de résidence en Ehpad (fournie par l'établissement)
Attestation de libération du logement précédent (résiliation du bail ou mise en vente/location)
Justificatif de maintien du conjoint dans le logement précédent, le cas échéant

Documents spécifiques à l'entrée en établissement

Au moment de l'admission effective, d'autres documents seront nécessaires pour finaliser l'entrée en Ehpad :

Contrat de séjour (à signer lors de l'admission)
Règlement de fonctionnement de l'établissement (à signer pour acceptation)
État des lieux de la chambre
Inventaire des biens personnels apportés dans l'établissement
Formulaire de désignation de la personne de confiance
Formulaire relatif aux directives anticipées (si la personne souhaite en rédiger)

Ces documents formalisent l'admission et définissent les conditions du séjour, les droits et les obligations de chacune des parties.

Informations complémentaires importantes

Pour faciliter l'intégration et assurer une prise en charge optimale, pensez également à préparer :

Liste des personnes à contacter en cas d'urgence avec leurs coordonnées complètes
Habitudes de vie du futur résident (préférences alimentaires, rythme quotidien, loisirs...)
Photographie récente pour faciliter l'identification par le personnel
Historique médical simplifié mentionnant les événements majeurs (allergies, interventions chirurgicales importantes...)
Liste des objets personnels apportés dans l'établissement (vêtements, mobilier, objets de valeur...)

Ces informations, bien que non obligatoires, faciliteront grandement l'adaptation du nouveau résident et permettront à l'équipe de l'Ehpad de personnaliser son accompagnement.

Conseils pratiques pour une constitution sereine du dossier

Anticipez et organisez-vous

La constitution d'un dossier d'admission en Ehpad demande du temps et de l'organisation. Voici quelques conseils pour aborder cette étape sereinement :

Commencez les démarches le plus tôt possible, même si l'entrée en Ehpad n'est pas immédiate
Créez un dossier physique ou numérique pour centraliser tous les documents
Établissez une liste de contrôle des pièces à rassembler et cochez-les au fur et à mesure
Faites des copies de tous les documents importants et conservez les originaux
Tenez un journal des démarches effectuées (appels, visites, envois de dossiers)

Impliquez la personne âgée dans la démarche

Dans la mesure du possible, il est essentiel d'impliquer la personne âgée dans toutes les étapes du processus :

Discutez ouvertement des raisons qui motivent l'entrée en Ehpad
Visitez ensemble les établissements
Tenez compte de ses préférences et de ses souhaits
Expliquez-lui les démarches administratives en cours
Préparez-la progressivement à ce changement de vie

Cette implication favorisera l'acceptation et facilitera l'adaptation à ce nouveau cadre de vie.

Faites-vous accompagner si nécessaire

La constitution d'un dossier d'admission peut sembler complexe. N'hésitez pas à vous faire aider par :

Le service social de l'hôpital si la personne est hospitalisée
Le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de votre commune
Les services du Conseil départemental
Les associations d'aide aux personnes âgées
Le service social de l'Ehpad lui-même, qui peut vous guider dans les démarches

Préparer l'arrivée au-delà des papiers

Une fois le dossier administratif constitué et l'admission confirmée, il est temps de préparer concrètement l'arrivée en Ehpad :

Personnalisez la chambre

Pour créer un environnement familier et rassurant :

Apportez quelques meubles personnels (selon l'espace disponible)
Décorez avec des photos de famille et des objets significatifs
Prévoyez des vêtements adaptés, confortables et en quantité suffisante
N'oubliez pas les objets du quotidien (radio, réveil, livres...)

Préparez l'adaptation

L'entrée en Ehpad représente un changement important qui nécessite une période d'adaptation :

Prévoyez des visites régulières pendant les premières semaines
Encouragez la participation aux activités proposées
Maintenez le lien avec l'extérieur (appels téléphoniques, sorties...)
Soyez à l'écoute des difficultés rencontrées
Établissez une relation de confiance avec le personnel

Conclusion

La constitution d'un dossier d'entrée en Ehpad est une étape administrative importante qui demande du temps et de l'organisation. En suivant méthodiquement cette check-list et en vous appuyant sur les conseils proposés, vous pourrez aborder cette démarche avec plus de sérénité.

N'oubliez pas que derrière ces aspects administratifs se trouve avant tout une personne avec ses émotions, ses craintes et ses espoirs. L'accompagnement humain reste donc primordial tout au long de ce processus.

L'entrée en Ehpad, bien que souvent vécue comme une épreuve, peut aussi représenter une nouvelle étape de vie offrant sécurité, soins adaptés et nouvelles relations sociales. Une bonne préparation administrative contribue grandement à faciliter cette transition et à permettre au futur résident de s'installer dans les meilleures conditions possibles.

Besoin d'aide pour l'entrée en Ehpad de votre proche ?

Vous vous sentez dépassé par les démarches administratives liées à l'entrée en Ehpad d'un proche ? Les experts Zenior sont à votre disposition pour vous accompagner dans cette étape importante.

Notre équipe vous propose :