Dossier d’entrée en Ehpad : comment le constituer sereinement

L'entrée en EHPAD représente une étape importante dans la vie d'une personne âgée et de ses proches. Cette transition, souvent chargée d'émotions, nécessite également de nombreuses démarches administratives qui peuvent sembler complexes au premier abord. Pour vous aider à aborder cette étape avec sérénité, nous avons élaboré ce guide complet qui vous accompagnera pas à pas dans la constitution du dossier d'admission en EHPAD.

Comprendre le dossier national unique d'admission

Qu'est-ce que le dossier national unique ?

Depuis 2012, un dossier national unique a été mis en place pour simplifier les démarches d'admission en EHPAD. Ce document standardisé est utilisé par tous les établissements en France, qu'ils soient publics ou privés. Il permet de faire une demande pour :

• Un hébergement permanent en EHPAD
• Un hébergement temporaire
• Un accueil de jour
• Une petite unité de vie (EHPAD de moins de 25 places)

Ce dossier unique présente un avantage considérable : une fois complété, il peut être envoyé à plusieurs établissements simultanément, vous évitant ainsi de remplir différents formulaires pour chaque demande.

Les deux volets du dossier d'admission

Le dossier d'admission en EHPAD se compose de deux parties distinctes :

1. Le volet administratifCe volet doit être complété par la personne âgée elle-même ou par un proche (famille, personne de confiance, travailleur social ou représentant légal). Il comprend :

• Les informations d'état civil et la situation familiale
• Les coordonnées de la personne à contacter pour le suivi de la demande
• Les précisions sur le contexte de la demande (motivation, date d'entrée souhaitée)
• Les informations sur les aides financières envisagées
• La signature du demandeur ou de son représentant légal

2. Le volet médicalCette partie doit être remplie, datée et signée par le médecin traitant ou un autre médecin. Elle contient :

• L'état de santé général du futur résident
• Les traitements médicaux en cours
• Les antécédents médicaux importants
• L'évaluation de l'autonomie (grille AGGIR)
• Les besoins en soins spécifiques

Le volet médical doit être remis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l'EHPAD, garantissant ainsi le respect du secret médical.

Pour télécharger le dossier national unique (formulaire Cerfa n°14732*03), rendez-vous sur le site service-public.fr.

Les documents nécessaires pour compléter le dossier

Documents d'identité et administratifs

Pour constituer un dossier complet, vous devrez rassembler plusieurs documents administratifs :

1. Pièce d'identité : photocopie de la carte nationale d'identité, du passeport ou du titre de séjour en cours de validité
2. Livret de famille : une photocopie peut être demandée
3. Justificatif de domicile récent (facture d'électricité, de gaz, quittance de loyer...)
4. Dernier avis d'imposition ou de non-imposition : ce document est essentiel pour évaluer les ressources et déterminer les aides financières possibles
5. Relevé d'identité bancaire (RIB) : nécessaire pour le paiement des frais d'hébergement et le versement de certaines aides

Documents relatifs à la santé

Pour le volet médical et la prise en charge des soins, vous devrez fournir :

1. Carte Vitale et attestation de droits à l'assurance maladie
2. Carte de mutuelle et son attestation
3. Ordonnances en cours pour les traitements médicaux
4. Derniers comptes-rendus d'hospitalisation ou de consultations spécialisées, si pertinents
5. Attestation de responsabilité civile en cours de validité

Documents relatifs aux aides et à la protection juridique

Si la personne âgée bénéficie déjà d'aides ou est sous protection juridique, ajoutez :

1. Notification de l'Allocation Personnalisée d'Autonomie (APA) si elle a déjà été attribuée
2. Notification d'aide au logement (APL ou ALS) si applicable
3. Notification de l'Aide Sociale à l'Hébergement (ASH) si déjà accordée
4. Jugement de tutelle, curatelle ou sauvegarde de justice pour les personnes sous protection juridique
5. Mandat de protection future si existant

Pour plus d'informations sur les aides financières disponibles en EHPAD, consultez notre guide sur l'APA en EHPAD et notre guide sur l'aide sociale en EHPAD.

Les étapes de la procédure d'admission

Étape 1 : Recherche et sélection des EHPAD

Avant de constituer votre dossier, il est important de bien choisir les établissements qui correspondent aux besoins et aux souhaits de la personne âgée. Prenez en compte :

• La localisation géographique (proximité avec la famille)
• Le type d'établissement (public, privé associatif, privé commercial)
• Les services proposés et les spécialités médicales
• Le cadre de vie et les activités
• Le coût et votre budget

Pour vous aider dans cette recherche, consultez notre guide sur le choix d'un EHPAD.

Étape 2 : Visite des établissements

Avant de déposer votre dossier, il est vivement recommandé de visiter les établissements présélectionnés. Ces visites vous permettront :

• D'observer l'environnement et l'ambiance générale
• De rencontrer le personnel et la direction
• De poser des questions précises sur l'organisation et les services
• De vous assurer que l'établissement correspond bien aux besoins spécifiques de votre proche

Préparez une liste de questions avant votre visite et n'hésitez pas à demander à voir une chambre type, les espaces communs et à vous renseigner sur les activités proposées.

Étape 3 : Constitution et envoi du dossier

Une fois les établissements choisis, vous pouvez procéder à la constitution du dossier :

1. Remplir le volet administratif avec soin et précision
2. Faire compléter le volet médical par le médecin traitant
3. Rassembler toutes les pièces justificatives mentionnées précédemment
4. Faire des copies du dossier complet pour chaque établissement sélectionné
5. Envoyer le dossier à chaque EHPAD, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception

Il est également possible, dans la plupart des départements, de faire une demande d'admission en ligne via le service ViaTrajectoire. Cette plateforme permet de remplir un seul dossier et de l'envoyer en quelques clics à plusieurs établissements.

Étape 4 : Suivi de la demande et liste d'attente

Après l'envoi du dossier, l'établissement examine votre demande. Si une place est disponible et que le profil du futur résident correspond aux capacités d'accueil de l'EHPAD, vous serez contacté rapidement.

Cependant, il est fréquent que les établissements aient des listes d'attente. Dans ce cas, votre dossier y sera inscrit. Les délais d'attente varient considérablement selon les régions et les établissements, allant de quelques semaines à plusieurs mois.

N'hésitez pas à contacter régulièrement les établissements pour vous tenir informé de l'avancement de votre dossier et actualiser votre demande si nécessaire.

Étape 5 : Visite de pré-admission

Lorsqu'une place se libère, l'établissement vous contactera pour organiser une visite de pré-admission. Cette rencontre est cruciale car elle permet :

• Au futur résident de découvrir ou redécouvrir l'établissement
• À l'équipe médicale d'évaluer les besoins spécifiques de la personne âgée
• D'échanger sur les attentes et les questions restantes
• De préparer l'intégration dans les meilleures conditions

Le médecin coordonnateur de l'EHPAD émet alors un avis sur l'admission en fonction des possibilités d'accueil de l'établissement et des besoins du futur résident.

Étape 6 : Signature du contrat de séjour

Si la visite de pré-admission est concluante, l'étape suivante consiste à signer le contrat de séjour. Ce document formalise les conditions d'admission, de séjour et de facturation. Il comprend :

• La liste des prestations fournies et leurs tarifs
• Les conditions de résiliation du contrat
• Un état des lieux de la chambre
• Un inventaire des biens personnels

Le résident ou son représentant légal dispose d'un délai de rétractation de 15 jours après la signature.

Pour plus d'informations sur les aspects juridiques de l'entrée en EHPAD, consultez notre guide sur le contrat de séjour en EHPAD.

Conseils pour une constitution sereine du dossier

Anticiper et s'organiser

La constitution d'un dossier d'admission en EHPAD demande du temps et de l'organisation. Voici quelques conseils pour aborder cette étape sereinement :

1. Commencez les démarches le plus tôt possible, même si l'entrée en EHPAD n'est pas immédiate
2. Créez un dossier physique ou numérique pour centraliser tous les documents
3. Établissez une liste de contrôle des pièces à rassembler
4. Faites des copies de tous les documents importants
5. Tenez un journal des démarches effectuées (appels, visites, envois de dossiers)

Impliquer la personne âgée dans la démarche

Dans la mesure du possible, il est essentiel d'impliquer la personne âgée dans toutes les étapes du processus :

• Discutez ouvertement des raisons qui motivent l'entrée en EHPAD
• Visitez ensemble les établissements
• Tenez compte de ses préférences et de ses souhaits
• Expliquez-lui les démarches administratives en cours
• Préparez-la progressivement à ce changement de vie

Cette implication favorisera l'acceptation et facilitera l'adaptation à ce nouveau cadre de vie.

Se faire accompagner si nécessaire

La constitution d'un dossier d'admission peut sembler complexe. N'hésitez pas à vous faire aider par :

• Le service social de l'hôpital si la personne est hospitalisée
• Le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de votre commune
• Les services du Conseil départemental
• Les associations d'aide aux personnes âgées
• Un gestionnaire de cas MAIA pour les situations complexes

Ces professionnels pourront vous guider dans les démarches et vous aider à compléter correctement le dossier.

Préparer l'entrée en EHPAD

Personnaliser la chambre

Une fois l'admission confirmée, pensez à personnaliser la chambre pour créer un environnement familier et rassurant :

• Apportez quelques meubles personnels (selon l'espace disponible)
• Décorez avec des photos de famille et des objets significatifs
• Prévoyez des vêtements adaptés et en quantité suffisante
• N'oubliez pas les objets du quotidien (radio, réveil, livres...)

Préparer l'adaptation

L'entrée en EHPAD représente un changement important qui nécessite une période d'adaptation :

• Prévoyez des visites régulières pendant les premières semaines
• Encouragez la participation aux activités proposées
• Maintenez le lien avec l'extérieur (appels téléphoniques, sorties...)
• Soyez à l'écoute des difficultés rencontrées
• Établissez une relation de confiance avec le personnel

Pour plus de conseils sur cette période d'adaptation, consultez notre guide sur l'adaptation en EHPAD.

Conclusion

La constitution d'un dossier d'entrée en EHPAD est une étape administrative importante qui demande du temps et de l'organisation. En suivant méthodiquement les différentes étapes décrites dans ce guide, vous pourrez aborder cette démarche avec plus de sérénité.

N'oubliez pas que derrière ces aspects administratifs se trouve avant tout une personne avec ses émotions, ses craintes et ses espoirs. L'accompagnement humain reste donc primordial tout au long de ce processus.

Enfin, gardez à l'esprit que l'entrée en EHPAD, bien que souvent vécue comme une épreuve, peut aussi représenter une nouvelle étape de vie offrant sécurité, soins adaptés et nouvelles relations sociales.

Besoin d'aide pour constituer un dossier d'entrée en EHPAD ?

Vous vous sentez dépassé par les démarches administratives liées à l'entrée en EHPAD d'un proche ? Les experts Zenior sont à votre disposition pour vous accompagner :

• Aide à la constitution du dossier d'admission
• Conseils personnalisés pour le choix d'un établissement adapté
• Information sur les aides financières disponibles
• Accompagnement dans toutes vos démarches administratives
• Soutien pour préparer l'entrée et l'adaptation en EHPAD

Faites votre diagnostic gratuit en 1 minute ou contactez directement un expert Zenior pour un accompagnement sur-mesure.