Face à la perte d'autonomie d'un proche âgé, les questions financières deviennent souvent une préoccupation majeure. L'Allocation Personnalisée d'Autonomie (APA) constitue une aide précieuse pour alléger le coût de la prise en charge en établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD). Pourtant, de nombreuses familles se sentent perdues face aux démarches administratives à entreprendre. Ce guide vous accompagne pas à pas dans la demande d'APA, pour vous permettre d'obtenir cette aide essentielle dans les meilleures conditions.
Qu'est-ce que l'APA et qui peut en bénéficier ?
Définition et objectifs de l'APA
L'Allocation Personnalisée d'Autonomie (APA) est une prestation sociale destinée aux personnes âgées de 60 ans et plus en situation de perte d'autonomie. Créée par la loi du 20 juillet 2001, cette aide s'inscrit dans une politique globale de prise en charge de la dépendance des seniors.
En EHPAD, l'APA vise spécifiquement à aider les résidents à financer une partie du tarif dépendance facturé par l'établissement. Ce tarif correspond aux prestations d'aide et d'accompagnement nécessaires à l'accomplissement des actes essentiels de la vie quotidienne, comme l'aide à la toilette, à l'habillage, aux repas ou aux déplacements.
Contrairement à d'autres aides sociales, l'APA présente plusieurs caractéristiques distinctives :
- Elle n'est pas soumise à conditions de ressources pour son attribution, bien que le montant de la participation du bénéficiaire varie selon sesrevenus
- Elle n'est pas récupérable sur succession, donation ou legs
- Elle est versée aussi bien aux personnes résidant à domicile qu'à celles hébergées en établissement
💡 Consultez notre guide complet de l’APA pour tous les détails
Les conditions d'éligibilité
Pour pouvoir bénéficier de l'APA plusieurs conditions cumulatives doivent être remplies :
- Condition d'âge : Le demandeur doit être âgé d'au moins 60 ans. Cette condition est impérative et ne souffre d'aucune dérogation.
- Condition de résidence : Le demandeur doit résider en France de manière stable et régulière. Pour les personnes de nationalité étrangère, il est nécessaire de disposer d'un titre de séjour en cours de validité.
- Condition de dépendance : Le demandeur doit présenter un certain degré de perte d'autonomie, évalué selon la grille AGGIR (Autonomie Gérontologie Groupes Iso-Ressources). Seules les personnes classées dans les GIR 1 à 4 peuvent bénéficier de l'APA.
- Condition de non-cumul : L'APA n'est pas cumulable avec certaines prestations ayant un objet similaire, notamment l'APA à domicile, la Prestation de Compensation du Handicap (PCH) ou la Majoration pour Tierce Personne (MTP).
L'évaluation de la dépendance avec la grille AGGIR
En EHPAD, l'évaluation du niveau de dépendance est réalisée par le médecin coordonnateur de l'établissement, en collaboration avec l'équipe soignante, à l'aide de la grille AGGIR. Cette grille évalue la capacité de la personne à accomplir seule dix activités corporelles et mentales considérées comme indispensables à l'autonomie.
En fonction des résultats de cette évaluation, la personne est classée dans l'un des six Groupes Iso-Ressources (GIR), qui correspondent à différents niveaux de perte d'autonomie :
- GIR 1 : Personnes confinées au lit ou au fauteuil, dont les fonctionsmentales sont gravement altérées et qui nécessitent une présenceindispensable et continue d'intervenants.
- GIR 2 : Personnes confinées au lit ou au fauteuil, dont les fonctionsintellectuelles ne sont pas totalement altérées et qui nécessitent uneprise en charge pour la plupart des activités de la vie courante.
- GIR 3 : Personnes ayant conservé leur autonomie mentale, partiellement leurautonomie locomotrice, mais qui nécessitent quotidiennement et plusieurs fois par jour des aides pour leur autonomie corporelle.
- GIR 4 : Personnes qui n'assument pas seules leur transfert mais qui, une fois levées, peuvent se déplacer à l'intérieur du logement. Elles doiventêtre aidées pour la toilette et l'habillage.
- GIR 5 et 6 : Personnes relativement autonomes qui ne sont pas éligibles à l'APA.
Cette évaluation est déterminante pour l'attribution de l'APA et pour le calcul de son montant, qui varie selon le niveau de dépendance.
💡 Pour en savoir plus sur les différents niveaux de GIR et leur signification, consultez notre article sur la dépendance et les GIR.
Comment demander l'APA
Où se procurer le formulaire de demande ?
Le formulaire de demande d'APA peut être obtenu auprès de différents organismes :
- Le conseil départemental du lieu de résidence avant l'entrée en EHPAD
- Le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de la commune
- Les services sociaux de proximité
- En ligne, sur le site internet du conseil départemental ou sur le portail national www.service-public.fr
- Dans le cas d’une demande d’APA en EHPAD, l’établissement peut vous mettrre le formulaire à disposition
De nombreux départements proposent désormais la possibilité d'effectuer la demande en ligne, ce qui peut simplifier et accélérer la procédure. N'hésitez pas à vous renseigner sur cette option auprès du conseil départemental concerné.
Les documents à rassembler
Pour constituer un dossier de demande d'APA complet, plusieurs documents justificatifs sont nécessaires. Voici la liste des pièces généralement requises :
Documents d'identité et d'état civil
- Photocopie de la carte d'identité ou du passeport ou du titre de séjour en cours de validité
- Photocopie du livret de famille ou extrait d'acte de naissance
Documents relatifs au domicile
- Justificatif de domicile antérieur à l'entrée en EHPAD (quittance de loyer, facture d'énergie, etc.)
- Attestation d'hébergement en EHPAD précisant la date d'entrée
Documents relatifs aux ressources
- Photocopie du dernier avis d'imposition ou de non-imposition sur le revenu
- Photocopie du dernier avis d'imposition à la taxe foncière sur les propriétés bâties et non bâties, le cas échéant
- Relevés annuels des caisses de retraite (retraite principale et complémentaires)
- Justificatifs des revenus des capitaux mobiliers et immobiliers
Documents relatifs à la protection juridique (le cas échéant)
- Copie du jugement de tutelle, curatelle ou sauvegarde de justice
- Copie de la décision d'habilitation familiale
Documents bancaires
- Relevé d'Identité Bancaire (RIB) au nom du demandeur ou de son représentant légal
- RIB de l'EHPAD si le versement direct à l'établissement est souhaité
Il est important de noter que cette liste peut varier selon les départements. Certains conseils départementaux peuvent demander des pièces supplémentaires ou, au contraire, simplifier les démarches en n'exigeant qu'une partie de ces documents. Il est donc recommandé de se renseigner auprès du conseil départemental concerné ou de l'EHPAD pour connaître la liste exacte des pièces à fournir.
Remplir correctement le formulaire
Le formulaire de demande d'APA comporte plusieurs rubriques qu'il convient de remplir avec soin :
- Informations personnelles : État civil, coordonnées, situation familiale du demandeur.
- Lieu de résidence : Adresse de l'EHPAD et date d'entrée dans l'établissement le cas échéant.
- Ressources : Détail des revenus du demandeur et, le cas échéant, de son conjoint.
- Patrimoine : Biens mobiliers et immobiliers du demandeur.
- Mesure de protection juridique : Tutelle, curatelle ou habilitation familiale, le cas échéant.
- Demande de Carte Mobilité Inclusion (CMI) : Possibilité de demander simultanément une CMI invalidité, priorité ou stationnement.
- Personne à contacter : Coordonnées d'un proche ou du représentant légal.
Quelques conseils pour éviter les erreurs courantes :
- Vérifiez que toutes les rubriques obligatoires sont remplies
- Signez le formulaire (par le demandeur ou son représentant légal)
- Joignez tous les justificatifs demandés
- Conservez une copie complète du dossier avant de l'envoyer
- Si vous avez un doute sur certaines informations, n'hésitez pas àcontacter le conseil départemental ou l'EHPAD pour obtenir desprécisions
Déposer sa demande d'APA
À qui adresser son dossier ?
Le dossier complet doit être adressé au président du conseil départemental du département de résidence.
La règle du "domicile de secours" peut parfois créer des confusions. Le domicile de secours correspond au dernier lieu où la personne a résidé pendant au moins trois mois avant son entrée en établissement le cas échéant. En cas de doute, n'hésitez pas à vous renseigner auprès des services sociaux.
Les différentes modalités de dépôt
Le dossier peut être déposé de différentes manières :
- Par courrier recommandé avec accusé de réception : Cette méthode permet de garder une trace de l'envoi et de la date de réception du dossier par l'administration.
- En main propre, contre récépissé : Vous pouvez déposer directement le dossier auprès des services du conseil départemental, qui vous remettront un récépissé attestant du dépôt.
- Par voie électronique : Si le département propose cette option, vous pouvez effectuer la demande en ligne, ce qui peut accélérer le traitement du dossier.
Quelle que soit la modalité choisie, il est recommandé de conserver une copie complète du dossier et la preuve de son dépôt (accusé de réception, récépissé ou confirmation électronique).
Que faire en cas de demande urgente ?
Dans certaines situations, l'entrée en EHPAD peut se faire dans l'urgence, sans que les démarches administratives pour l'obtention de l'APA aient pu être anticipées. Pour répondre à ces situations, une procédure d'urgence existe, permettant d'obtenir une aide financière rapide en attendant l'instruction complète du dossier.
Pour bénéficier de la procédure d'urgence, il convient de :
- Contacter rapidement les services du conseil départemental pour signaler l'urgence de la situation
- Déposer un dossier de demande d'APA, même incomplet, en précisant le caractère urgent de la demande
- Joindre un certificat médical ou une attestation sociale justifiant l'urgence
- Fournir les pièces essentielles (identité, domicile, ressources) permettant une première évaluation des droits
Face à une situation d'urgence attestée, le président du conseil départemental peut attribuer l'APA à titre provisoire, pour une durée limitée, généralement de deux mois.
💡 Pour plus d'informations sur cette procédure, consultez notre article sur l'obtention rapide de l'APA en urgence.
L'instruction de la demande d'APA
L'accusé de réception et la vérification de complétude
Dans les 10 jours suivant la réception du dossier, les services du département adressent un accusé de réception au demandeur. Si le dossier est incomplet, cet accusé mentionne les pièces manquantes et le délai accordé pour les fournir (généralement un mois).
La date de dépôt du dossier complet marque le point de départ du délai légal d'instruction.
L'évaluation en EHPAD
Pour les résidents en EHPAD, l'évaluation du niveau de dépendance (GIR) est réalisée par le médecin coordonnateur de l'établissement, en collaboration avec l'équipe soignante. Cette évaluation est transmise aux services du département pour le calcul des droits à l'APA.
Les délais d'instruction et la notification
La décision relative à l'APA est prise par le président du conseil départemental et notifiée au demandeur dans un délai de deux mois à compter de la date de dépôt du dossier complet. Cette notification précise :
- Le montant mensuel de l'allocation
- La participation financière laissée à la charge du bénéficiaire
- La date d'ouverture des droits
- Les voies et délais de recours en cas de contestation
En l'absence de réponse dans ce délai de deux mois, l'APA est considérée comme accordée tacitement pour un montant forfaitaire, jusqu'à la notification d'une décision expresse.
En pratique, les délais de traitement d'une demande d'APA varient selon les départements et la charge de travail des services. Au total, il faut généralement compter entre 2 et 3 mois entre le dépôt d'un dossier complet et le premier versement de l'APA.
Après l'attribution de l'APA
Le versement de l'allocation
Une fois la décision d'attribution prise, la mise en paiement de l'APA intervient généralement le mois suivant. Dans le cas des résidents en EHPAD, l'allocation peut être versée :
- Directement à l'établissement, qui la déduit de la facture du résident (modalité la plus courante)
- Au bénéficiaire lui-même, qui doit alors s'acquitter de l'intégralité de sa facture auprès de l'EHPAD
L'APA est versée mensuellement, généralement en début de mois pour le mois en cours. En cas d'hospitalisation du résident, le versement de l'APA peut être suspendu au-delà d'une certaine durée, généralement 30 jours.
La révision de l'APA
Le montant de l'APA n'est pas figé dans le temps. Il peut être révisé dans plusieurs situations :
- Révisions périodiques : Les droits à l'APA font l'objet d'une révision périodique, généralement tous les ans ou tous les deux ans selon les départements.
- Changement du niveau de dépendance : Si l'état de santé du résident se dégrade ou s'améliore, entraînant un changement de GIR, une nouvelle évaluation peut être réalisée par le médecin coordonnateur de l'EHPAD ou le médecin traitant.
- Modification substantielle des ressources : Un changement important dans les ressources du bénéficiaire peut entraîner une révision de sa participation financière.
- Changement d'établissement : Le transfert vers un autre établissement, dont les tarifs dépendance peuvent être différents, nécessite une révision du montant de l'APA.
La révision peut être initiée par le bénéficiaire ou son représentant légal, qui doit adresser une demande écrite au conseil départemental, ou par le conseil départemental lui-même, dans le cadre des contrôles périodiques.
Les voies de recours en cas de désaccord
Si le bénéficiaire conteste la décision relative à l'APA (refus d'attribution, montant accordé, évaluation du GIR), plusieurs voies de recours sont possibles :
- Le recours gracieux : Il s'agit d'une demande de réexamen adressée au président du conseil départemental, dans un délai de deux mois à compter de la notification de la décision.
- Le recours contentieux : Si le recours gracieux n'aboutit pas, ou directement si le bénéficiaire le souhaite, un recours peut être formé devant la commission départementale d'aide sociale, puis éventuellement devant la commission centrale d'aide sociale et le Conseil d'État.
Pendant la procédure de recours, le versement de l'APA est maintenu au montant initialement accordé, jusqu'à la décision définitive.
Conseils pratiques pour faciliter vos démarches
Anticiper sa demande
L'anticipation est la clé d'une demande d'APA réussie. Voici quelques conseils pour bien préparer votre démarche :
- Commencez les démarches dès que possible, idéalement plusieurs mois avant l'entrée prévue en EHPAD ou dès que les premiers signes de perte d'autonomie apparaissent.
- Rassemblez progressivement les documents nécessaires pour éviter le stress de dernière minute.
- Renseignez-vous sur les spécificités de votre département en matière d'APA, car les pratiques peuvent varier d'un territoire à l'autre.
- Préparez-vous à l'évaluation en réfléchissant aux difficultés quotidiennes rencontrées par votre proche, sans minimiser ni exagérer sa situation.
Se faire accompagner
La demande d'APA peut sembler complexe, mais vous n'êtes pas seul face à ces démarches. Plusieurs professionnels peuvent vous accompagner :
- Les assistants sociaux des CCAS, des conseils départementaux ou des hôpitaux
- Les professionnels des EHPAD, qui connaissent parfaitement les démarches liées à l'APA
- Les CLIC (Centres Locaux d'Information et de Coordination gérontologique)
- Les associations d'aide aux personnes âgées
- Les services en ligne comme le portail www.pour-les-personnes-agees.gouv.fr
N'hésitez pas à solliciter ces ressources, qui peuvent vous faire gagner un temps précieux et vous éviter bien des tracas administratifs.
Les erreurs à éviter
Certaines erreurs peuvent retarder le traitement de votre demande d'APA ou conduire à une sous-évaluation des besoins. Voici les principales à éviter :
- Dossier incomplet : Vérifiez soigneusement que tous les documents demandés sont joints au dossier.
- Minimisation des difficultés : Par fierté ou pudeur, certaines personnes âgées ont tendance à minimiser leurs difficultés lors de l'évaluation, ce qui peut conduire à un GIR sous-évalué.
- Méconnaissance des droits : Renseignez-vous bien sur toutes les aides auxquelles vous pourriez avoir droit en complément de l'APA.
- Absence de suivi : Une fois l'APA accordée, n'oubliez pas de signaler tout changement de situation qui pourrait justifier une révision.
Pour comprendre en détail le fonctionnement de l'APA en EHPAD, notamment son calcul et son montant, consultez notre guide complet sur l'APA en EHPAD.
Conclusion
La demande d'APA peut sembler complexe au premier abord, mais en suivant méthodiquement les étapes décrites dans ce guide, vous maximiserez vos chances d'obtenir rapidement cette aide précieuse. N'oubliez pas que l'APA est un droit pour les personnes âgées en perte d'autonomie, et qu'il est légitime de faire valoir ce droit.
L'anticipation, la rigueur dans la constitution du dossier et le recours à un accompagnement professionnel si nécessaire sont les clés d'une démarche réussie. N'hésitez pas à vous faire aider et à poser des questions aux services compétents, qui sont là pour vous guider.
Enfin, gardez à l'esprit que l'APA peut être combinée avec d'autres aides financières, comme l'aide sociale à l'hébergement ou les aides au logement, pour alléger significativement le coût du séjour en EHPAD. Une approche globale de la situation financière est donc recommandée pour optimiser le soutien apporté à votre proche.
💡 Vous vous sentez dépassé par les démarches administratives pour l'obtention de l'APA ? Vous souhaitez être accompagné dans la recherche d'un établissement adapté aux besoins de votre proche ? Contactez-nous dès aujourd'hui pour bénéficier d'un accompagnement personnalisé et simplifier vos démarches administratives. Ensemble, trouvons la meilleure solution pour votre proche !
